La PEC è un servizio di Posta Elettronica Certificata ovvero un sistema per inviare e ricevere mail che hanno però una funzionalità aggiuntiva: il messaggio ha valore legale al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Utile in tutti i casi in cui occorre una prova della consegna o si invia un documento importante. Affinché sia utilizzabile però questa deve essere scambiata tra due indirizzi certificati, altrimenti ha sola valenza di semplice email.
Nonostante la sua fama, la PEC è una peculiarità quasi esclusivamente italiana.
Come funziona la PEC Posta Elettronica Certificata
Per usufruire di questo servizio è necessario attivare una casella di posta elettronica presso un gestore di servizi autorizzato; per scoprire presso quali è possibile sottoscrivere la PEC è possibile navigare sul Web. Quando si invia una mail, il gestore scelto, si occupa di trasmettere il messaggio al destinatario, indicando l’attimo in cui quest’ultimo la riceve. Poi, fornisce al mittente una ricevuta per certificare l’avvenuta consegna. Inoltre viene sempre salvata una traccia informatica con valore legale dell’invio, qualora la ricevuta andasse smarrita. Per l’utente non c’è nessuna particolare differenza o complicanza rispetto all’utilizzo di una comune email. Si scrive un messaggio, si allegano immagini, certificati, documenti, si inoltra e si riceve una semplice comunicazione finale.
L’utente che riceve la mail però si trova di fronte un meccanismo differente, in cui si legge un messaggio generato automaticamente che lo invita a cliccare sugli allegati. Da una parte si trova infatti la mail originale con i dovuti allegati, dall’altra invece si trova un file con estensione .XML che contiene ID del messaggio, orario, dati, email. Questo avviene perché affinché la posta sia certificata deve seguire le regole poste dal Decreto 68/2005 e relative modifiche che impongono la necessità a fini legali di identificare: nome, dominio, firma ecc.
Vantaggi per l’invio di una mail PEC
Al di là dell’aspetto puramente tecnico, per creare una mail che abbia valore legale, che sia affidabile e sicura, bisogna seguire alcune regole. Al fine di trasmettere un messaggio corretto bisogna che si possa identificare: mittente, gestore, destinatario, gestore del destinatario. Una serie di controlli vengono effettuati quando parte il messaggio al fine di rendere fluido tutto questo percorso.
La posta elettronica è sempre una garanzia perché offre la possibilità di sapere con certezza se il messaggio è stato recapitato. Ovviamente la stessa sicurezza non è da riferirsi alla lettura o meno della mail. I vantaggi di questo formato di invio, oltre alla possibilità di spedire una mail con allegati certificata e senza l’onere di dover utilizzare una raccomandata, sono: possibilità di utilizzo di tutti i formati digitali, possibilità di leggere da qualunque dispositivo la posta, validità legale del messaggio anche se questo non viene aperto (quindi atti giudiziari e notifiche), tracciabilità della casella, costo nettamente inferiore alle spedizioni.