Cosa non può mancare in un ufficio di contabilità?

Quando si parla di contabilità si intende un sistema di rilevazione continua che avviene nell’ambito di un qualunque evento che abbia una rilevanza economica. È ovvio che la contabilità abbia una sua attuazione all’interno di una struttura operativa pubblica e privata e che possa essere utilizzata anche nell’ambito strettamente personale, in quella che viene definita come contabilità individuale. Nello specifico, nell’ambito dell’economia attuale che viene presa in considerazione all’interno di un qualsiasi stato, la contabilità si utilizza in settori specifici come quello industriale, all’interno della quale si fa una grande differenza tra la contabilità analitica e industriale.

Al di là di tutte le determinazioni specifiche che questo termine assume, per comprendere quali siano gli utilizzi della contabilità stessa bisogna considerare l’ambito dell’economia generale specifica che viene presa in considerazione in Italia e non solo, all’interno del quale è tutt’altro che raro ritrovarsi di fronte a degli uffici di contabili che si servono di strumenti adatti e di competenze e professionalità nello specifico, che portino a realizzare il proprio lavoro nel migliore dei modi.

Non a caso, quando si parla di contabilità di stato e degli enti pubblici, si tende a sottolineare quanto complesse siano quelle norme che servono alla gestione dei poteri e delle attività degli stessi, tra cui l’organizzazione finanziaria e contabile, la gestione patrimoniale, l’attività contrattuale, la gestione del bilancio pubblico, il sistema dei controlli, le responsabilità degli amministratori e la partita semplice tra entrate e uscite ovvero tra incassi e spese. Ma quali sono gli strumenti che servono a realizzare un lavoro di contabilità nel miglior modo possibile e al fine di procedere con il proprio lavoro in modo del tutto professionale? Quelli che seguono sono gli strumenti più importanti che possono essere trovati all’interno di un qualsiasi ufficio di contabilità e che servono a svolgere il proprio lavoro in modo assolutamente professionale.

Chi è il contabile e quali attività svolge?

Prima di prendere in considerazione nello specifico gli strumenti che vengono utilizzati nell’ambito della contabilità e all’interno dell’ufficio di un contabile, potrebbe essere opportuno inquadrare tutte le attività che un contabile svolge, al fine di comprendere nello specifico quale sia il ruolo di un addetto ai lavori in quest’ambito e in questo settore. Nonostante siano molteplici le differenze che portano a considerare le diverse contabilità prese in considerazione all’interno di un unico stato, come nel caso italiano, più generalmente quando si parla di contabilità non si indica soltanto il procedimento e la tecnica della stessa, ma anche il reparto che ha funzione amministrativa e formato dagli addetti ai lavori che eseguono operazioni e che sono specializzati e formati in tal senso.

In altre parole, un contabile è colui che ha una specializzazione in contabilità e quotidianamente svolge attività come il tenere registri della contabilità, gestire le scritture contabili finalizzate all’elaborazione di un bilancio, gestire i pagamenti e le fatturazioni attive e passive, garantire l’esattezza dei registri contabili, fornire consulenze in materia di contabilità, predisporre dichiarazioni fiscali periodiche e annuali per i propri clienti, gestire il rapporto con le banche, monitorare le scadenze e le procedure amministrative, assicurare l’adempimento delle normative fiscali e tributarie di conseguenza. Ciò che si può comprendere molto semplicemente è che il lavoro di un contabile è tutt’altro che semplice, dal momento che c’è bisogno di una grande specializzazione e di una grande professionalità per svolgere tutte quelle attività che sono state precedentemente indicate.

Non a caso, coloro che ambiscono a diventare contabili hanno bisogno di una formazione in contabilità e bilancio, oltre che in economia aziendale, gestione finanziaria, legislazione commerciale, tributaria e fiscale. Dal punto di vista scolastico sono diversi istituti che offrono una formazione in tal senso, come una ragioneria o un istituto perito commerciale. Quanto invece alle università, una laurea in materie economico-aziendali, oltre che matematica, potrebbe essere perfetta in tal senso.

Al fine di diventare un esperto contabile, sarà necessario superare un esame per conseguire l’abilitazione all’esercizio della professione, cui segue l’iscrizione all’albo professionale, che in Italia prende il nome di ordine dei dottori commercialisti ed esperti contabili. A questo punto si avranno delle competenze in contabilità generale, industriale, regimi contabili, procedure amministrative, disciplina di bilancio, adempimenti fiscali, padronanza di strumenti informatici, conoscenza di software, doti analitiche e discrezione.

Gli strumenti di un contabile

A questo punto, prese in considerazione tutte le attività e tutte le competenze professionali di cui ha bisogno di servirsi un contabile, è fondamentale anche sottolineare quali siano gli strumenti che non possono assolutamente mancare in un ufficio di contabilità. Si tratta di strumenti fondamentali allo svolgimento di una qualsiasi attività di ufficio, ma che nel caso del contabile sono assolutamente necessari e imprescindibili allo svolgimento del proprio lavoro. Innanzitutto c’è bisogno di avere una scrivania tale da prevedere la presenza di numerosi oggetti e strumenti da posizionare sulla stessa, in modo da rendere la propria collocazione comoda e efficace per la propria attività lavorativa.

In secondo luogo, lo strumento fondamentale per lo svolgimento della propria attività lavorativa è il computer, che dovrà essere continuamente utilizzato per la gestione dei bilanci, di calcoli, di rispetto di entrate di uscite e di tante altre materie nello specifico che dovranno essere analizzate per mezzo di software e dei lavori di calcolo. Ai contabili è richiesto un utilizzo di Excel e di altri fogli di calcolo che possano rendere più semplificato il proprio lavoro.

Questi foglio di lavoro, insieme a altri strumenti come software di calcolo ed elaborazione di dati, sono fondamentali e contenuti all’interno di un computer che possa svolgere tutte le funzioni matematiche e procedurali in modo prettamente semplice e veloce. Accanto a questo strumento fondamentale sarà necessario anche servirsi continuamente di carta e penna, oltre che di blocchi note e altri strumenti della stessa natura che permetteranno di tenere sotto controllo tutte le note e tutti i calcoli rapidi che dovranno essere effettuati da un contabile, che molto spesso dovrà fare a meno del proprio computer per effettuare procedure di altra natura rispetto a quelle di elaborazione di dati di sistema che vengono svolte dal proprio strumento.

E non è ancora finita qui, dal momento che sarà necessario anche servirsi di stampante e scanner, fondamentali per la realizzazione di documenti di contabilità da spedire direttamente e con grande velocità, oltre che di formati buste spedizione per il corretto invio di tutti i documenti stessi che sono stati precedentemente stampati. Questi strumenti, uniti alla grande professionalità di un contabile e alla sua capacità di realizzare il proprio lavoro nel miglior modo possibile, offriranno tutta la professionalità di cui si ha bisogno per lo svolgimento del proprio lavoro.